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19-01-06

データのインポート

他のソフトで作成した大量の送信先データを一括で取り込むことができます。まず、インポートするデータファイル(ファイル形:CSV形式のテキストファイル)を準備します。次にInterFAXサービスのアカウント管理Webの「リスト」で、先に準備をしておいたデータをインポートします。詳細の手順は、次の通りです。

【インポート用のデータ作成】

同報FAX送信を予定しているお手持ちの送信先データを、インポート用のデータとしてCSVファイルの形式でエクスポートします。
※ FAX番号および電話番号は、予め市外局番とハイフンを入れておいてください。

CSVファイルには、「Fax(FAX番号)※必須」、「Contact(担当者名)」、「Company(会社名)」、「Tel(電話番号)」の4つのフィールド項目だけを設定してください。

上記4つのフィールド項目以外のフィールドある場合、データをインポートするフィールドを選択することができなくなり、インポートがエラーとなって失敗します。(次項【データのインポート】の「4.」をご参照ください。)

CSVファイルの形式は、FAX番号、担当者名、会社名、電話番号の順を推奨します。それぞれ、ダブルクオテーションで区切ってください。(ダブルクオテーションは必須ではありませんが、より正確なデータインポートのためにこのフォーマットを推奨いたします。)
例:
(CSVファイルをNotepad(メモ帳)で開いたときの表示)
(CSVファイルをExcelで開いたときの表示)

データファイルの先頭行には項目名を含めることができます。項目名で使用できる文字は半角英数字のみとなります。
例:
(CSVファイルをNotepad(メモ帳)で開いたときの表示)
(CSVファイルをExcelで開いたときの表示)

FAX番号は必須フィールド(項目)です。他のフィールド(担当者名、会社名、電話番号)は省略しても構いませんが、インポート後のメンテナンス(データの変更や追加・削除)の際、会社名や担当者名もデータに含めておくと確認がしやくなります。

1つのリストの合計データ件数は、20,000件までとなります。20,000件を超えるデータをインポートする場合は、複数のリストに分けて登録をしてください。
尚、予想を超える送信料金のご請求や事故等による過送信を防ぐため、リスト毎の送信先登録件数は、お客様にて管理をおこないやすい件数の登録を推奨いたします。

【データのインポート】

1.

「リスト」の「リスト表示」をクリックします。新規のリストの場合は、リストを作成しておきます。

2.

データをインポートするリストの[インポート]をクリックします。

3.

「参照」ボタンをクリックし、インポートするCSVファイルを選択します。

「重複FAX番号削除」にチェックを入れますと、自動的にFAX番号の重複チェックをおこない、FAXの重複送信(登録)を防ぐことができます。
(この場合、会社名・担当者・TEL番号のデータは、該当FAX番号の最初のデータがインポートされ、その他の同FAX番号のデータはインポートされません。)
尚、同じFAX番号でも担当者が異なるため登録をおこないたい場合は、「重複FAX番号削除」のチェックを外すことで登録できます。

データの先頭行がフィールド名の場合は、「インポートデータの先頭行をフィールド名として使う」にチェックを入れて、オンにします。

インポートするCSVファイルのデータの区切り記号が「 ,(カンマ)」ではなく「 ;(セミコロン)」である場合は、「フィールドの区切り記号」を「セミコロン(;)」に変更してください。

4.

「フィールドをマッピングする」から各フィールド(FAX番号、担当者名、会社名、TEL番号)でファイル内容のフィールド順を選択します。用意したCSVファイルフィールド順が上記の通りの場合は次の通り、フィールドを選択します。

〔CSVファイル〕

〔フィールド選択〕

もし、CSVファイル内のフィールド順が違う場合はその順番で各フィールドを選択します。また、使用しないフィールドがある場合は、「このフィールドは使用しない」を選択します。

CSVファイル内のフィールド順が違い、フィールド「担当者名」が存在しない場合の例:
〔CSVファイル〕

〔フィールド選択〕

注意事項

1)

フィールドをマッピングする際に、インポートするCSVファイルに「Fax(FAX番号)」、「Contact(担当者名)」、「Company(会社名)」、「Tel(電話番号)」以外のフィールド項目がある場合は、データをインポートするフィールドを選択することができなくなりますので、インポートすることができません。
(「このフィールドは使用しない」を選択してもエラーになります。)
CSVファイルを作成される際は、上記4フィールド項目以外は設定しないようにご注意ください。

5.

「インポート」ボタンをクリックします。データのアップロード成功すると次のメッセージが表示されます。

注意事項

1)

「重複FAX番号削除」にチェックをされない場合で、もしインポートするCSVファイルのデータ件数と、アップロードされた合計件数が合わない場合や、「重複FAX番号削除」にチェックをされている場合でも、アップロードされた合計件数が大幅に少ない場合は、CSVファイルのデータに何らかの誤りがある可能性がございますので、CSVファイル内のデータをご確認いただけますようお願いいたします。

6.

インポートが正常に終了しましたら、戻るまたは「リスト表示」をクリックしてリスト表示画面に戻り、該当リストの[送信先]をクリックして、データの内容を確認してください。

注意事項

1)

「送信先」の表示は、インポートするCSVファイルのデータの順番にかかわらず、担当者名の昇順にソートされて表示されます。担当者名が無ければ会社名順、担当者名も会社名も無ければFAX番号順になります。

インポートがエラーとなった場合:
エラーの要因にはいくつかありますが、主な原因と対応策を紹介いたします。次の対応をおこないましたファイルを保存し、改めてインポートをおこなっていただけますようお願いいたします。

1) CSVファイル内に不要な“行”や"列(項目)"が存在している。
 [対策] CSVファイルをメモ帳等のテキストエディタで表示し、空白データが入っている余分な行や列を削除。Excelの場合、セル単位ではなく、行や列毎で削除すると確実です。

上記の現象は、オリジナルのデータ(Excel等)に空白データが存在した場合に発生する可能性があります。Excel上の表示では空白データは見えないので、メモ帳等のテキストエディタで表示すると余分なカンマ(,)等を見ることができますので、エラーの原因を容易に発見できます。

例:
正しくフォーマットされたCSVファイル
Fax,Contact,Company,Tel
03-1111-2222,土井戸 次郎,株式会社ドゥイット,03-2222-1111


余分な行や列が混入したCSVファイル
Fax,Contact,,Company,Tel
03-1111-2222,土井戸 次郎,,株式会社ドゥイット,03-2222-1111
,,,,
,

- ContactとCompany間に、余計なカンマが混入している(空白データがある列が存在している)
- 最後の行に、空白データが混入している(空白データがある行が存在している)

CSVファイルへエクスポートする前に必要なデータのみのファイルにしていただき、確認のため隣り合った行や列をいくつか削除していただくことで回避可能です。

2) データ内に改行が存在している。
 [対策] CSVファイルをExcelで表示し、ひとつのセル内に改行がある場合は改行や不要データを削除。

インポート作業前にデータ内容をご確認されることをお勧めします。

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