InterFAX ユーザーズページ

InterFAX送信サービス ユーザーズガイド

05

MS-Wordによるデータ差し込みFAX送信

<対応バージョン:Microsoft Office 2003、2007、2010>

InterFAX送信では、Microsoft Office Wordの「差し込み文書」機能を使って、複数の相手先に違った内容(それぞれの宛名を入れる等)のFAXを送信することができます。

本ページでご紹介するFAX送信方法は、Microsoft社のOfficeアプリケーションを利用したInterFAX送付方法です。
Word文書作成からメール送信に至るまでの機能につきましては、InterFAX送信サービスの機能ではございませんので、ご注意ください。

InterFAX送信サービスの基本的なFAX送付方法につきましては、ユーザーズガイドの「FAXの送付方法」をご参照ください。

1.

メールソフトの設定

MS-Wordによるデータ差し込みFAX送信では、最後にメール送信がおこなわれますが、その際のメールソフトは、Wordと同じバージョンのMicrosoft Office Outlookを使用します。

Microsoft Office Outlookにおいて、InterFAXサービスのアカウント管理Webで「FAX送信サービス利用可能者」として登録されたメールアドレスからメール送信ができるように設定しておいてください。


Windows XPをご利用されている場合、Outlook Expressも利用できます。
その際は、予め Microsoft Office Outlookか、Outlook Express 6.0 のどちらかのメールソフトを、Windows のインターネットオプションにて「電子メール」の選択をしておいていただきます。

①Internet Explorer「ツール」メニューの(または、コントロールパネルの)「インターネットオプション」を選択していただき、「プログラム」タブをクリックしてください。

②「電子メール」の設定について、「Microsoft Office Outlook」または「Outlook Express」を選択して「OK」をクリックしてください。

2.

差し込みデータの準備

Word文書に差し込むデータを、Microsoft Office Excelまたは Microsoft Office Access を使用して、用意しておきます。
(本ページではExcelの場合をご説明いたします。)

<例>

3.

Word文書の作成とデータ差し込み

①FAX送信するWord文書を作成します。
<例>


②Wordの「差し込み印刷」機能を起動します。[差し込み文書]メニューの「差し込み印刷の開始」をクリックして、「差し込み印刷ウィザード」を選択します。

手順 1/6
Word画面の右側に「差し込み印刷」の作業ウィンドウが表示されますので、「文書の種類を選択」で「電子メールメッセージ」を選択して、「次へ:ひな形の選択」をクリックします。
「電子メールメッセージ」の選択は、Word画面上部のリボンでも選択できます。

手順 2/6
作業ウィンドウの「ひな形の選択」で「現在の文書を使用」を選択して、「次へ:宛先の選択」をクリックします。

手順 3/6
作業ウィンドウの「宛先の選択」で「既存のリストを使用」を選択して、「参照」をクリックします。
「宛先の選択」の選択は、Word画面上部のリボンでも選択できます。
「データファイルの選択」ダイアログで、上記「2.差し込みデータの準備」で作成したファイルを選択して「開く」をクリックします。
「表の選択」ダイアログで、上記「2.差し込みデータの準備」で作成したファイルのシート名を選択して「OK」をクリックします。
「差し込み印刷の宛先」ダイアログで、必要なデータにチェックを入れて「OK」をクリックします。
作業ウィンドウの「宛先の選択」で「既存のリストを使用」に選択したファイル名やシート名などが表示されていることを確認して、「次へ:電子メール メッセージの作成」をクリックします。

手順 4/6
Wordの文書画面でデータを差し込む位置にカーソルを合わせ、作業ウィンドウの「電子メール メッセージの作成」の「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
「差し込みフィールドの挿入」ダイアログで、差し込むデータを選択して「挿入」をクリックします。
データの挿入を繰り返し、終了したら「閉じる」をクリックします。
「差し込みフィールドの挿入」は、Word画面上部のリボンでも選択できます。
Wordの文書画面で挿入されたフィールドを確認し、作業ウィンドウの「次へ:電子メール メッセージのプレビュー表示をクリックします。

手順 5/6
Wordの文書画面で差し込まれたデータを確認して、「次へ:差し込み印刷の完了」をクリックします。
(作業ウィンドウの「電子メール メッセージのプレビュー表示」のをクリックすると、他の差し込まれたデータを確認できます。)
「プレビュー表示」は、Word画面上部のリボンでも選択できます。

手順 6/6
作業ウィンドウの「電子メール」をクリックします。
「電子メールに差し込み」ダイアログの「宛先」のプルダウンをクリックして、「2.差し込みデータの準備」で作成したファイルの「FAX番号@fax.tc」を記載したフィールドを選択します。
「件名」は、後でわかりやすい任意の件名を入力してください。(InterFAXの送信履歴に表示されます)
「メール形式」を選択します。1.メールソフトの設定」 ②で設定したメールソフトによって、選択できない形式があります。

メールソフトを「Microsoft Office Outlook」に設定していた場合、メール形式は「添付」「書式なし」「HTML」を選択できます。
但し、「添付」と「書式なし」を選択した場合、「Microsoft Office Outlook」よりダイアログで警告メッセージが表示されます。(下記、注意事項をご参照ください。)

メールソフトを「Outlook Express」に設定していた場合、メール形式は「添付」と「書式なし」が選択できます。
「HTML」を選択すると送信できません。

メール形式「HTML」を選択すると、Wordの内容をHTMLメールにして送信しますので、FAX送信時はWordの印刷イメージとは若干イメージが異なる可能性があります。

メール形式「書式なし」を選択すると、Wordの内容をテキストメールにして送信しますので、FAX送信時はWordの印刷イメージとは大幅にイメージが異なります。

メール形式「添付」を選択すると、Wordファイルをメールに添付する形式になりますので、FAX送信時はWordの印刷イメージが送信されます。

選択が終わりましたら「OK」をクリックします。実際のメール送信は上記「1.メールソフトの設定」 ②で設定したメールソフトから送信されますので、メール送信状況は該当のメールソフトにてご確認をお願いいたします。

注意事項

1)

1.メールソフトの設定」 ②の設定で、電子メールを「Microsoft Office Outlook」に設定した場合で、手順 6/6のメール形式を「添付」や「書式なし」を選択した場合、「Microsoft Office Outlook」より下図のダイアログが表示されます。「はい」をクリックするとOutlookより送信されますが、このダイアログは1件毎に表示されますので、送信件数分の対応が必要になります。
ユーザIDをお忘れの方
InterFAX公式サイト
会員規約

お問い合わせ

株式会社 ドゥイット
〒160-0022
東京都新宿区新宿2-4-6
フォーシーズンビル アネックス 5F

TEL
03-5367-3777
FAX
03-4477-2288
E-mail
info@interfax.jp

弊社営業時間
月曜日〜金曜日 9:30〜18:00
(休業日: 土日祝日および弊社休日)

ドゥイットTop
株式会社 ドゥイット